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Praxisalltag 6 Min. Lesezeit

Vertretung erkrankter Kolleg:innen: Was du in der kurzen Zeit prüfst, übernimmst und weglässt

Bei einer kurzfristigen Vertretung entscheidet nicht die Menge der Vorbereitung über die Qualität der Einheit, sondern die Auswahl: Verordnung, aktuelles Therapieziel und die letzten Einträge der Verlaufsdokumentation reichen für eine fortführende Behandlung — alles Weitere gehört in die Rücksprache, nicht in die zehn Minuten davor.

Wer angestellt in einer Praxis arbeitet, kennt die Situation: Eine Kollegin ist krank, ihre Patient:innen müssen versorgt werden, und der Vorlauf beträgt Stunden oder Minuten. Für diese Konstellation gibt es kein eigenes Regelwerk in Ergotherapie und Logopädie. Geregelt ist etwas anderes — und genau das gibt dir den Rahmen: Verordnung, Therapieplan und Verlaufsdokumentation gelten in der Vertretungseinheit unverändert weiter.

Was heißt „Vertretung übernehmen" konkret?

Wann du kurzfristig einspringst – typische Auslöser

Die Krankmeldung am Morgen vor dem ersten Termin, der Ausfall mitten im laufenden Tag, der längere Ausfall, bei dem eine Behandlungsserie über mehrere Wochen auf mehrere Köpfe verteilt wird. Die drei Fälle unterscheiden sich nicht im fachlichen Anspruch, sondern darin, wie viel Zeit du für die Sichtung hast.

Was eine Vertretungseinheit von deiner eigenen Behandlung unterscheidet

Nicht der formale Rahmen, sondern deine Informationsbasis. Die fachlichen Vorarbeiten sind bereits geleistet: Auf Grundlage der Verordnung mit Diagnose und Leitsymptomatik sowie der ergotherapeutischen Diagnostik werden Therapieziele definiert und der individuelle Therapieplan erstellt, in den Patient:innen und, wenn erforderlich, relevante Bezugspersonen einbezogen werden; auf dieser Grundlage wird die Maßnahme durchgeführt (Anlage 1 zum Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V für Ergotherapie, Lesefassung vom 16.03.2026). Du steigst also in einen laufenden Plan ein — du beginnst keinen neuen.

Vorbereitung in der Kürze der Zeit

Was du dir zuerst ansiehst

Drei Dinge, in dieser Reihenfolge: die Verordnung, das aktuelle Therapieziel, die letzten Einträge im Verlauf. Für jede behandelte Versicherte und jeden behandelten Versicherten ist eine Verlaufsdokumentation gemäß der Leistungsbeschreibung zu führen — sie ist deine schnellste Quelle für den Stand der Serie, nicht der vollständige Aktenordner. Welche Dokumentationsform in eurer Praxis das schnelle Sichten trägt, ist eine eigene Frage: Dokumentationsarten und Standardisierung im Praxisalltag.

Die Verordnung sichtest du vor der Einheit, nicht danach: Nach § 16 Absatz 1 HeilM-RL kann die Behandlung nur durchgeführt werden, wenn die erforderlichen Angaben nach § 13 Absatz 2 auf dem Verordnungsvordruck enthalten sind oder die Voraussetzungen des § 13a Absatz 1 erfüllt sind (Stand: September 2026).

Wonach du im Team oder bei der Kollegin gezielt fragst, wenn noch Zeit bleibt

Drei Fragen bringen mehr als ein langes Gespräch: Woran wurde in der letzten Einheit konkret gearbeitet? Was trägt verlässlich — Einstiegsritual, Material, Setting? Was ist mit Bezugspersonen für diesen Termin vereinbart? Alles andere kann warten.

Was du übernehmen kannst – und was nicht

Fortführen des bestehenden Plans vs. eigene Entscheidungen treffen

Das Fortführen ist der Regelfall. Dass du dabei nicht stur ein Programm abspulst, ist im Leistungsrahmen angelegt: Die individuellen Bedürfnisse und die jeweilige Reaktionslage der Patienten sind besonders hinsichtlich der Interventionsmethoden sowie Dauer, Intensität und Umfang der Therapie zu berücksichtigen. Ein anderer Materialeinstieg oder ein reduzierter Anforderungsgrad an einem schlechten Tag ist damit gedeckt — eine Zieländerung ist es nicht.

Eine Zieländerung setzt einen neuen Befund voraus: Im Verlauf der Therapie kann die ergotherapeutische Diagnostik zur Überprüfung der Therapieziele und/oder zur Anpassung des Therapieplanes erneut erforderlich sein. Das ist Arbeit an der Behandlungsserie, nicht an der einzelnen Einheit — und gehört zurück in die Hand derjenigen, die die Serie führt.

Wenn eine Entscheidung über deine Befugnis hinausgeht – wann Rücksprache Pflicht ist

Für Änderungen auf der Verordnung gilt kein Ermessen. Die Heilmittel-Richtlinie legt fest, in welchen Fällen unvollständiger oder fehlerhafter Angaben eine Änderung notwendig ist und in welcher Form sie erfolgen muss; erfordert eine Änderung eine neue ärztliche Unterschrift, ist diese mit Datumsangabe auf der Verordnung vorzunehmen.

Zusätzlich enthalten die Verträge nach § 125 SGB V Regelungen zu den notwendigen Angaben auf der Heilmittelverordnung. Fällt dir als Vertretung ein Formfehler auf, meldest du ihn — du korrigierst ihn nicht nebenbei (Stand: September 2026; Vorgaben können sich geändert haben, prüfe die jeweils geltende Fassung). Die Systematik dahinter: Verordnungskorrektur und die Befugnis von Therapeut:innen.

Grenzen setzen, ohne das Team zu belasten

Was in einer einzelnen Vertretungseinheit realistisch leistbar ist

Leistbar sind: tragfähiger Kontakt, Fortführung am dokumentierten Ziel, saubere Verlaufsdokumentation. Nicht leistbar sind in derselben Einheit: vollständige Befunderhebung, Zielrevision mit Angehörigen, ein Therapiebericht zur Behandlungsserie. Wer das trotzdem versucht, liefert alles halb.

Wie du zurückmeldest, was du für eine gute Vorbereitung brauchst

Konkret und terminbezogen, nicht als Grundsatzfrage. Zwei Formulierungen, die funktionieren: „Ich übernehme Mittwoch 10 Uhr. Dafür brauche ich Zugriff auf die Verlaufsdokumentation und zwei Sätze zum aktuellen Ziel." Und: „Von den drei Terminen am Donnerstag kann ich zwei übernehmen; beim dritten fehlt mir die Vorbereitungszeit."

Kommunikation mit Patient:in oder Eltern

Den Wechsel erklären, ohne Verunsicherung auszulösen

Benenne den Wechsel zu Beginn, nenne den Zeitraum, wenn du ihn kennst, und zeige Kontinuität, indem du das Ziel aussprichst: „Ich vertrete heute. Ich weiß, dass ihr gerade am Ankleiden arbeitet — daran machen wir weiter." Fragen nach dem Grund der Erkrankung beantwortest du nicht; ein Verweis auf die Schweigepflicht genügt und wird in aller Regel verstanden. Kindern reicht meist ein Satz: wer du bist, wie lange, was gleich bleibt.

Checkliste – die ersten Minuten der Vertretung

Schritt Frage, die du dir stellst Woher du die Antwort bekommst
Verordnung Sind die Angaben vollständig? Verordnungsvordruck
Therapieziel Woran wird aktuell gearbeitet? Therapieplan, Befund
Verlauf Was lief in den letzten Einheiten? Verlaufsdokumentation
Rahmen Einzel oder Gruppe, Frequenz, Ort? Verordnung, Terminplan
Bezugsperson Wer begleitet, was ist vereinbart? Dokumentation oder Team
Restunklarheit Was bleibt offen? Rücksprache, danach notieren

FAQ

Muss ich den gesamten Behandlungsverlauf kennen, bevor ich vertrete?

Nein. Für eine fortführende Einheit genügen Verordnung, aktuelles Ziel und die letzten Verlaufseinträge. Der vollständige Verlauf ist für die Zielsetzung relevant — und die triffst du als Vertretung nicht.

Darf ich das Therapieziel der Kollegin ändern, wenn ich es für falsch halte?

Nicht in der Vertretungseinheit. Eine Zielanpassung setzt eine erneute Diagnostik voraus. Dokumentiere deine Beobachtung und gib sie weiter.

Was mache ich, wenn die Dokumentation unvollständig ist?

Du arbeitest mit dem, was belegt ist, hältst dich eng an die Verordnung und dokumentierst deine Einheit vollständig. Die Lücke meldest du zurück, statt sie selbst zu rekonstruieren.

Wie spreche ich mit dem Kind oder den Eltern über den Wechsel?

Kurz, sachlich, mit Blick nach vorn: wer du bist, für welchen Zeitraum, woran ihr heute arbeitet. Zum Grund der Erkrankung sagst du nichts.

Wer entscheidet, wenn ich mir bei einer Fortführung unsicher bin?

Bei fachlichen Fragen zur Serie die behandelnde Kollegin oder die fachliche Leitung, bei Verordnungsfragen die ärztliche Verordnerin oder der Verordner nach den Vorgaben der Heilmittel-Richtlinie.

Fazit

Eine Vertretung ist keine verkleinerte Eigenbehandlung, sondern eine klar begrenzte Aufgabe: den laufenden Plan an einem Termin tragfähig fortführen und sauber dokumentieren. Die kurze Vorbereitungszeit zwingt zur Auswahl — Verordnung, Ziel, letzter Verlauf. Alles, was darüber hinausgeht, ist keine Frage deiner Sorgfalt, sondern eine Frage der Zuständigkeit.

Quellen

melius Redaktion

Fachlich geprüft von Nadja Ehret, Klinische Linguistin & staatlich anerkannte Logopädin