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Praxisalltag 8 Min. Lesezeit

Unterschrift statt Ausfallrechnung: Was du als angestellte Therapeutin sagen kannst

Wenn nach einem ausgefallenen Termin die Unterschrift statt der Ausfallrechnung angeboten wird, steht die angestellte Therapeutin allein im Raum – ohne über Abrechnung oder Kulanz zu entscheiden. Dieser Artikel ordnet ein, was Rahmenvertrag und Zivilrecht dazu wirklich hergeben, und liefert Gesprächssätze für genau diesen Moment.

Die Situation: Unterschrift statt Ausfallrechnung

Ein Termin ist kurzfristig ausgefallen. Beim nächsten Kontakt kommt der Vorschlag, die Sache unbürokratisch zu lösen: einmal unterschreiben, dann sei die Einheit „drin" und die Ausfallrechnung erledigt. Der Vorschlag ist aus Patientensicht naheliegend – die Unterschrift wirkt wie eine Formalie, die Rechnung wie eine vermeidbare Härte.

Abrechnungstechnisch ist sie keine Formalie. Die Leistungsabgabe wird von der oder dem Versicherten durch Unterschrift auf dem Verordnungsblatt bestätigt ; Bestätigungen im Voraus und Globalunterschriften sind ausgeschlossen . Und die Verträge nach § 125 Absatz 1 SGB V sind an dieser Stelle in den für diesen Artikel geprüften Fassungen eindeutig: Nicht in Anspruch genommene Leistungen dürfen nicht abgerechnet werden – so der Ergotherapie-Vertrag; der Vertrag für Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie verlangt in seiner ab 01.05.2026 geltenden Fassung, die Leistungsabgabe unmittelbar nach Erbringung der Leistung durch Unterschrift bestätigen zu lassen (Stand dieses Artikels: Die logopädische Fassung ab 01.05.2026 ist die Schiedsstellenfassung vom 15.03.2021 einschließlich der Änderungsvereinbarungen bis zum 02.03.2026; die Ergotherapie-Passagen sind nach der Lesefassung vom 26.09.2022 zitiert – dazu der Fassungshinweis weiter unten.)

Eine Unterschrift für eine nicht stattgefundene Behandlungseinheit ist keine Kulanz, sondern die Bestätigung einer Leistung, die es nicht gab. Ausfall und Abrechnung sind zwei getrennte Vorgänge – der eine lässt sich nicht über den anderen lösen.

Warum das für Angestellte anders ist als für die Praxisinhaberin

Der Vergütungsanspruch gegenüber der Krankenkasse steht der oder dem zugelassenen Leistungserbringenden zu – also der Praxis. Dort liegen auch die Terminvereinbarung mit den Patient:innen, die Entscheidung über eine Ausfallrechnung und die Entscheidung, in einem Einzelfall darauf zu verzichten.

Im Behandlungszimmer steht davon nichts zur Verfügung. Dort steht die Therapeutin, die die Beziehung zur Familie trägt, die nächste Einheit vor sich hat und in diesem Moment weder Rechnung noch Verzicht zusagen kann. Das ist keine Schwäche der Position, sondern ihre Beschreibung: Die Aufgabe im Gespräch ist nicht die Entscheidung, sondern die saubere Weitergabe – Anliegen aufnehmen, Sachstand benennen, dokumentieren, an die zuständige Stelle übergeben.

Was rechtlich gilt – und wo die Unsicherheit liegt

Grundlage im Zivilrecht bei versäumten Terminen

Der Behandlungsvertrag ist ein Dienstvertrag: § 630b BGB verweist für Behandlungsverträge auf die Vorschriften des Dienstrechts und damit unter anderem auf § 615 BGB . Danach kann die dienstverpflichtete Seite die vereinbarte Vergütung verlangen, wenn die andere Seite mit der Annahme in Verzug gerät – etwa, wenn ein vereinbarter Termin ohne rechtzeitige Absage nicht wahrgenommen wird.

Die Vorschrift gibt dabei keinen selbständigen Anspruch, sondern bewirkt, dass der ursprüngliche Vergütungsanspruch erhalten bleibt ; anzurechnen ist, was infolge des Ausfalls erspart oder anderweitig erworben wurde .

Der einschlägige höchstrichterliche Fall stammt aus der Ergotherapie. Eine Praxisinhaberin verlangte eine Ausfallpauschale für zwei kurzfristig abgesagte Behandlungstermine ; Hintergrund war ein Corona-Verdacht . Der BGH hat Ausfallhonorare mit diesem Urteil grundsätzlich für zulässig erklärt, aber keine eindeutigen Spielregeln für Umsetzung und Berechnung formuliert – und im konkreten Fall die Klage der Praxis abgewiesen, mit den Kosten des Rechtsstreits zulasten der Klägerin . Eine im Netz verbreitete Darstellung, die Therapeutin habe obsiegt, gibt das Urteil nicht korrekt wieder. Insgesamt sind Kommentare und Rechtsprechung zur Frage des Anspruchs und seiner Berechnung uneinheitlich.

Praktisch heißt das: Ein Ausfallhonorar ist möglich, aber voraussetzungsvoll – es hängt an einer vorab getroffenen, transparenten Vereinbarung und am Einzelfall. Ob sie vorliegt und wie sie formuliert ist, entscheidet nicht die Therapeutin im Raum.

Warum Rahmenverträge dazu meist keine eigene Regelung treffen

Die Verträge nach § 125 SGB V regeln das Verhältnis zwischen zugelassenen Leistungserbringenden und Krankenkassen: Leistungsabgabe, Dokumentation, Abrechnung. Das Ausfallhonorar betrifft dagegen das privatrechtliche Verhältnis zwischen Praxis und Patient:in. In den geprüften Vertragstexten für Ergotherapie und für Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie findet sich dazu keine Regelung; es gilt die allgemeine zivilrechtliche Lage. Geregelt ist ausschließlich die andere Seite – dass nicht erbrachte Leistungen nicht zulasten der Kasse abgerechnet werden.

Ein Hinweis zur Fassung, der für die Abrechnungsaussagen oben entscheidend ist (Stand dieses Artikels): Die zitierten Passagen stammen aus der Ergotherapie-Lesefassung nach der Ergänzungsvereinbarung vom 26.09.2022 – und damit nicht aus der derzeit geltenden Fassung; der GKV-Heilmittel-Vertragsübersicht zufolge gilt für die Ergotherapie eine Fassung ab 01.04.2026 . Deren Volltext konnte für diesen Artikel nicht eingesehen werden; ob die Regelungen zur Unterschriftsbestätigung und zu nicht in Anspruch genommenen Leistungen dort wortgleich fortgeführt sind, ist damit offen. Für die Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie gilt eine Fassung ab 01.05.2026 – die Schiedsstellenfassung vom 15.03.2021 einschließlich der Änderungsvereinbarungen vom 12.02.2026 und vom 02.03.2026; die Bestätigung der Leistungsabgabe unmittelbar nach Erbringung der Leistung sowie das Verbot von Bestätigungen im Voraus und von Globalunterschriften sind dort weiterhin enthalten. Die zivilrechtliche Seite – das Ausfallhonorar über § 615 BGB – bleibt davon unberührt, weil sie im Vertrag ohnehin nicht geregelt ist. Prüf vor einer konkreten Auskunft zur Abrechnung immer die aktuelle Vertragsfassung; die Vorgaben können sich seit Erscheinen dieses Artikels geändert haben.

Die Situation im Behandlungszimmer: was du sagen kannst

Gesprächssätze für den Moment der Absage oder Verweigerung

Drei Bausteine tragen das Gespräch: Sache benennen, Zuständigkeit benennen, Therapie retten.

  • „Die Unterschrift bestätigt eine Einheit, die stattgefunden hat. Für den ausgefallenen Termin kann ich sie deshalb nicht nehmen."
  • „Über die Rechnung entscheide ich nicht. Ich gebe weiter, dass Sie das anders sehen, und Sie bekommen eine Rückmeldung von der Praxis."
  • „Ich schreibe Ihren Einwand so auf, wie Sie ihn schildern. Wollen wir jetzt mit der Einheit anfangen?"
  • „Wenn die Absagefrist für Sie im Alltag schwer einzuhalten ist, sagen Sie das bitte der Praxis – dafür gibt es eine Regelung, die ich nicht im Einzelfall ändern kann."

Wenn Patient:innen mit einer „Gegenrechnung" argumentieren

Der Hinweis, die Praxis habe selbst schon einmal kurzfristig abgesagt, ist nachvollziehbar und verdient eine ernsthafte Antwort – aber keine Verhandlung im Behandlungszimmer:

  • „Dass Ihr Termin damals ausgefallen ist, war für Sie ein echter Aufwand. Das gehört in die Klärung hinein."
  • „Verrechnen kann ich die beiden Dinge hier nicht. Ich notiere beides und melde es zurück, damit es an einer Stelle entschieden wird."
  • „Sie hören dazu von der Praxis. Für heute nutzen wir die Zeit, die wir haben."

Zuständigkeit klären, bevor der Konflikt entsteht

Wer entscheidet: du, die Praxisleitung oder der Patientenservice?

Die Frage lässt sich einmal klären und gilt dann für alle Fälle. Wichtig ist nicht, wer zuständig ist, sondern dass es benannt und für dich abrufbar ist – inklusive der Frage, was du sagst, wenn die zuständige Person gerade nicht erreichbar ist.

Wer entscheidet über Kulanz im Einzelfall – und wie erreichst du diese Person kurzfristig?

Ab wann gilt eine Absage als rechtzeitig, und wo können Patient:innen das nachlesen?

Welcher Satz ist die abgestimmte Antwort im Behandlungszimmer?

Wo dokumentierst du Absage, Einwand und Gesprächsverlauf?

Wer meldet sich bei Widerspruch bei den Patient:innen zurück – und bis wann?

Warum eine klare Absprache dich aus der Verhandlerrolle nimmt

Ohne definierten Weg wird aus einer Verwaltungsfrage eine Beziehungsfrage: Die Therapeutin erscheint als diejenige, die etwas verweigert. Mit definiertem Weg bleibt sie diejenige, die zuhört, aufschreibt und weiterleitet – und die Therapiezeit bleibt Therapiezeit. Woran sich solche Entlastung im Praxisalltag erkennen lässt, zeigt der Beitrag zum Verwaltungsaufwand in der Therapiepraxis; zur verwandten Aufgabe, im direkten Gespräch Grenzen zu setzen, siehe Elternfragen zwischen Tür und Angel.

Übersicht: Szenario, Reaktion, Zuständigkeit

Szenario Deine Reaktion Entscheidung liegt bei
Bitte um Unterschrift für nicht erbrachte Einheit Sachlich ablehnen, Ersatztermin anbieten Vertragliche Vorgabe, kein Einzelfall
Frage nach den Folgen einer kurzfristigen Absage Auf die getroffene Terminvereinbarung verweisen Praxisleitung bzw. Abrechnung
„Sie haben doch auch schon abgesagt" Einwand aufnehmen, nicht verrechnen Praxisleitung
Gespräch zieht sich, Therapiezeit läuft Einheit beginnen, Klärung terminieren Praxisleitung

FAQ

Darf ich als angestellte Therapeutin selbst über eine Ausfallrechnung entscheiden?

In der Regel nicht. Der Vergütungsanspruch gegenüber der Krankenkasse steht der oder dem zugelassenen Leistungserbringenden zu , und die private Terminvereinbarung schließt die Praxis mit den Patient:innen. Kläre intern, wer im Einzelfall entscheidet.

Was mache ich, wenn Patient:innen nur unterschreiben wollen, ohne behandelt worden zu sein?

Freundlich, aber ohne Spielraum ablehnen – nach den geprüften Vertragsfassungen gilt: Nicht in Anspruch genommene Leistungen dürfen nicht abgerechnet werden , und Bestätigungen im Voraus sind ausgeschlossen . Biete stattdessen den Ersatztermin und die Weitergabe des Anliegens an.

Gilt eine Kulanzregel, wenn die Praxis selbst einmal kurzfristig abgesagt hat?

Dazu gibt es keine allgemeine Regel – das ist eine Entscheidung der Praxis, nicht eine des Behandlungszimmers. Nimm den Einwand auf, dokumentiere ihn und gib ihn weiter.

Wie kläre ich mit meiner Praxisleitung vorab, wer im Konfliktfall das Gespräch führt?

Am besten anhand konkreter Szenarien statt allgemein: Wer entscheidet, welcher Satz gilt im Raum, wohin wird dokumentiert, wer meldet sich zurück. Die Checkliste oben lässt sich dafür direkt als Gesprächsleitfaden nutzen.

Fazit

Die Bitte um eine Unterschrift statt einer Ausfallzahlung ist abrechnungsrechtlich klar entschieden – nicht erbrachte Leistungen werden nicht bestätigt. Offen und einzelfallabhängig ist dagegen die zivilrechtliche Frage des Ausfallhonorars: grundsätzlich zulässig, aber ohne klare Spielregeln und mit uneinheitlicher Rechtsprechung . Genau deshalb gehört die Entscheidung nicht in die Behandlungszeit. Was dorthin gehört, sind drei Sätze, eine Dokumentationsroutine und eine vorab geklärte Zuständigkeit.

Quellen

melius Redaktion

Fachlich geprüft von Nadja Ehret, Klinische Linguistin & staatlich anerkannte Logopädin